Kennis overdragen, dat is misschien wel de grootste uitdaging voor Kirsten Swienink: “Hoe krijg ik collega’s zover dat ze die instructievideo ook echt gaan bekijken?” Als lid van het zeskoppige team Workspace & Operations – onderdeel van het IT Infrateam – heeft ze vrijwel dagelijks contact met collega’s. Een van de leukste kanten van haar huidige functie, vindt ze zelf.

Wat die functie zoal inhoudt? Dat blijkt behoorlijk divers. Kirsten: “IT-problemen en -vragen van collega’s komen binnen bij de ServiceDesk. Kunnen zij het niet oplossen, dan pakken wij het op. Wij zijn de zogeheten ‘tweede lijn’. Komen wij er ook niet uit, dan bellen we de leverancier. Verder regelen wij de meeste wijzigingen. Bijvoorbeeld als collega’s toegang moeten hebben tot werkplekapplicaties, zoals MS Office en Visio. Dan moet er eerst gecontroleerd worden of we voldoende licenties hebben. Als iemand een bepaalde applicatie echt nodig heeft, dan schaffen we eventueel extra licenties aan. Maar als de gratis versie van een applicatie in principe voldoende is, dan kiezen we uiteraard daar voor. Die licenties zijn niet goedkoop.”

Specifieke wensen

Daarnaast heeft Kirsten een adviserende taak. “Ik houd bijvoorbeeld in de gaten welke applicaties er zijn, met name binnen Office 365, en onderzoek hoe we die bij ForFarmers kunnen inzetten. Of het zinvol is om ze standaard op de laptops te installeren”, legt ze uit. 

Collega’s die een specifieke applicatie wensen die niet standaard door ForFarmers wordt aangeboden, komen ook bij Kirsten terecht. “Ik probeer dan te achterhalen wat ze precies nodig hebben, welke functionaliteit ze zoeken en wat ze ermee willen. Dan kan ik kijken of we al een dergelijke applicatie in huis hebben, bijvoorbeeld in de Microsoft Suite. Pas als er geen alternatief beschikbaar is, het ook écht voor hun functie noodzakelijk is én het pakket aan alle eisen van Security voldoet, dan schaffen we het aan.”

Grootste uitdaging

Kirsten geeft ook trainingen en maakt instructies om gebruikers wegwijs te maken in al die applicaties. Die instructies zijn voor iedereen beschikbaar op het intranet. “Toch merk ik vaak dat ze niet of niet goed gelezen worden”, aldus Kirsten. “Dat is misschien wel mijn grootste uitdaging: hoe krijg ik die informatie bij mijn collega’s en vooral: hoe krijg ik mensen zover dat ze ook écht gaan kijken?”

Meteen schakelen

Een ‘gemiddelde werkdag’ kent Kirsten eigenlijk niet. “Als we thuis werken, beginnen we wel altijd met een dagstart. Even de koppen bij elkaar; waar is iedereen mee bezig en kunnen we elkaar misschien helpen? Daarna ga ik aan de slag met incidenten en wijzigingen die ‘in de bak’ zitten. Dat is iedere keer weer anders. En dan kun je elk moment gebeld worden, met de mededeling dat een bepaalde applicatie eruit ligt waardoor collega’s hun werk niet kunnen doen. Dan moet je meteen schakelen en met een paar collega’s uitzoeken waar het probleem zit. Als het dan lukt om het op te lossen, is dat natuurlijk kicken.”

En daarmee zijn we aanbeland bij wat Kirsten het allerleukste vind in haar werk: collega’s helpen door hun IT-problemen op te lossen. “Daar maak je mensen blij mee en daar word ik ook weer blij van!”