Gezamenlijke dagstart helpt bij teamwork op afstand

2-4-2020
Afbeelding: 200402_Tom Kleizen_500x500
Interview via FaceTime

Nood breekt wetten… Sinds de oproep om zo veel als mogelijk vanuit huis te werken, heeft ook Tom Kleizen – manager HR Shared Service Centre (HSSC) – met zijn team creatief moeten kijken naar: hoe gaan wij dat doen? Zeker omdat sommige bedrijfskritische processen toch echt vanuit kantoor gedaan moeten worden.

Via FaceTime vertelt Tom: "Toen het bericht kwam om waar mogelijk thuis te werken, zijn we in overleg gegaan om samen een oplossing te vinden. Voor sommige processen is het namelijk nodig dat collega's fysiek op kantoor zijn. We hebben onderscheid gemaakt in: wie kán zijn werk vanuit huis doen? En wie móet voor zijn werk op kantoor zijn voor bepaalde processen. We hebben simpelweg een rooster gemaakt wie wanneer op kantoor is, en afgesproken dat er maximaal twee collega's tegelijk op kantoor zijn. Zo kunnen we ook voldoende afstand organiseren."

Gezamenlijke dagstart

Om te zorgen dat het team op de hoogte is van elkaars wel en wee, werkt Tom met een zogenaamde dagstart. "Dat deden we sowieso al, ook vóór de coronacrisis. Om 09.00 uur zijn we als team bij elkaar, normaliter live maar nu dus telefonisch. In dit korte overleg komen drie vragen aan de orde: hoe zit je vandaag in de wedstrijd? Met een kleurcode – rood/oranje/groen – geef je aan hoe je je voelt. En – als je wilt – geef je kort een toelichting. De volgende vraag is: wat is je focuspunt vandaag, wat wil je aan het einde van de dag klaar hebben? Dit is, zeker nu, belangrijk om richting te geven aan je agenda. En tot slot: heb je een hulpvraag? Niet om in de call uitgebreid te bespreken, maar zodat een collega na de call met jou hierover contact opneemt."

Tips voor je collega's

Op de vraag of Tom tips heeft voor zijn collega-managers, zegt hij lachend: "Die dagstart werkt bij ons erg goed. En verder is het uiteraard belangrijk om regelmatig contact te hebben met elkaar, via telefoon, FaceTime of wat dan ook. Maar ook: ben flexibel richting je medewerkers, zodat zij ook flexibel kunnen zijn in hun werk. Heb begrip voor thuissituaties en accepteer dat zaken nu anders lopen dan normaal. Het gaat uiteindelijk om het resultaat, niet op welk tijdstip van de dag iemand zijn werk doet.”